Листи в незброшюрованих справах нумеруються у хронологічному чи смисловому порядку. Складені листи розгортають і нумерують у верхньому правому кутку. Також нумерують лист будь-якого формату, підшитий за один край. Лист, складений удвічі і пришитий за середину, нумерується по порядку як два аркуші.
З метою забезпечення безпеки та закріплення порядку розташування документів, включених до справа, Усе листи цього справи (крім листа-завірювача та внутрішнього опису) нумеруються арабськими цифрами валовий нумерацією у правому верхньому куті листа простим олівцем чи нумератором.
Листи нумеруються простим олівцем зверху вниз у порядку номерів, починаючи з першого. Цифри проставляються у правому верхньому кутку листа, не торкаючись тексту документів. Листи внутрішнього опису нумеруються окремо.
У кожного документа свій номер — не можна присвоїти рахунку та договору один номер, він має відрізнятися хоча б на один символ. Нумерація має йти у порядку зростання. Але можна обнулювати її кожен період, наприклад, раз на місяць, квартал або рік. Тобто щомісяця можна розпочинати нумерацію з одиниці.