Головна роль документа у широкому значенні – зберегти інформацію про діяльність людини. На будь-якому з доступних носіїв можна залишити конкретні дані і їх отримає (прочитає, розпізнає) більшість людей, що належать даній культурі.
Документ у товаристві виконує завдання впорядкування інформаційних зв'язків, таким чином, у суспільстві загалом він виконує роль організатора соціальних процесів. Другий рівень – окрема організація, підприємство. На підприємстві документ виступає як засіб зв'язку між основними компонентами системи.
Документ — це матеріальний об'єкт із закріпленим створеним людиною способом передачі її у часі та просторі. [7] Документ виступає одночасно як предмет праці управлінського працівника, і як його результат. Найважливішою функцією документа є інформаційною.
Навіщо потрібен електронний документообіг? Щоб прискорити обмін документами, заощаджувати час, швидко надіслати, отримати та знайти потрібний документ. Усі електронні документи фіксуються в єдиному журналі, в якому можна простежити весь шлях: від їх створення чи отримання до узгодження з конкретними особами та надсилання.