Форматування полягає в тому, що змінюється зовнішній вигляд тексту, але послідовність символів не змінюється. Таким чином, послідовність символів відноситься до редагування текстів, а розмір шрифту, параметри абзацу – форматування.
Форматування символів – зміна значень властивостей введених символів: шрифту, розміру, зображення, кольору тощо. Форматування абзацу – зміна таких властивостей, як вирівнювання, відступ першого рядка, міжрядковий інтервал, відступи ліворуч і праворуч, інтервали перед та після та ін.
Операції форматування включають вибір вирівнювання абзаців, відступів і відбивок між абзацами, обтікання окремих абзаців, а також видів і накреслень шрифтів. Ці операції виконуються різними текстовими процесорами з різним ступенем автоматизації.
Редагування – це зміна змісту документа. До операцій редагування належать: видалення, додавання, копіювання та переміщення. Символи або виділений фрагмент видаляються клавішами BackSpace або Delete. Може виконуватися в режимі вставки або заміщення символів.