Розширений фільтр на відміну від Автофільтра, вимагає встановлення умов відбору рядків в окремому діапазоні робочого аркуша, який називають діапазон критеріїв або діапазон умов. Оскільки при фільтрації ховаються цілі рядки, діапазон умов необхідно розмістити вище або нижче списку.
Якщо для фільтрації даних потрібні складні умови (наприклад, Тип = Фрукти АБО Продавець = Єгоров), можна використовувати діалогове вікно Розширений фільтр. Щоб відкрити діалогове вікно Розширений фільтр, клацніть Дані > Додатково.
Розширений фільтр використовує одне або два поля, Поле А та Поле Б, та створює на їх основі Поле виведення. Вираз Вимкнути А застосовується до Поля А, а вираз Вимкнути Б – до Поля Б. Ці вирази служать для пошуку повних або часткових текстових відповідностей. У таких виразах можна використовувати знаки підстановки.